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会社を休むときメール連絡はダメですか?【分かりやすい例文を紹介】

会社を休むときメール連絡はダメですか

こんにちは、松本カズキです。

体調不良で会社を休みたいのですが、メール連絡で済ませても問題ありませんか?電話のほうがいいでしょうか?メールなら例文が知りたいです!
ミズキちゃん

そんな疑問に答える記事を書きました。

結論からいえば、「会社を休むときは電話連絡」のほうがいいです。

僕が以前勤めていた会社は、「メールでの休暇申請は完全NG」でした。

会社によって考え方は様々かと思われますが、基本的には「電話連絡」をしたほうが無難でしょう。

とはいえ、あなたには「メール連絡しかできない理由」があるのかもしれません。

この記事では、「会社を休むときのメール対応」をメインに解説していきます。

会社を休むときメール連絡はNG!電話連絡がオススメ

会社を休むときは、

  • 会社が電話での休暇申請を受け付けていない
  • 声を出せないほどの体調不良

よっぽどの事情がない限り、電話連絡で休暇申請をするようにしてください。

メール連絡ですと、「見てもらえない」という可能性があります。

  • 普段からあまりメールチェックをしない上司だったら?
  • 大量のメールに埋もれてあなたのメールを見落としていたら?

「もしもの可能性」を常に考えるようにしてください。

メールは開いてもらえなければ意味がありません。

メールを読んでもらえていないのなら、上司の理解を得られないわけです。

休暇申請のメールをしていたとしても、「会社を休む連絡をしていない」ことに繋がります。

「無断欠勤している」と思われるわけです。

メールは本文を見てもらえなければ意味がありません。

休む連絡をするのなら、「明確に伝えることができる電話連絡」を僕的にはオススメします。

会社を休むときメールを送るなら上司を納得させる説明が大事

休暇申請のメールを送っても、「上司の納得」を得ることができなければ、会社を休むことができません。

上司の了解を得られていないのに、会社を休んでしまえば、「無断欠勤」の扱いをされる可能性があるわけです。

それでは、「メール対応のみで会社を休む方法」について解説していきます。

会社を休むときのメールは必ず上司に伝える

メールの連絡は、「上司」に連絡するようにしてください。

  • 社長
  • 同僚
  • 部下

などへのメール連絡はやめましょう。

カズキくん
なんで上司のオレに連絡しないんだヽ(`Д´)ノプンプン

と後々トラブルに発展する可能性があります。

後に怒られないためにも。会社を休むときのメールは、必ず上司に連絡するようにしてください。

上司に休む理由を丁寧に伝える

「休む旨を伝えるメールを送ればいい」と簡単に考えているのなら、会社員としてはまだまだです笑

今日、会社休みますから後はよろしくね!
ミズキちゃん

このようなメールを送ったら、上司の逆鱗に触れてしまうかもです笑

学生の気分が抜け落ちていないとバカにされることでしょう。

文章は読み手に、「理解」されなければいけません。

今回の例で考えるなら、「なぜ会社を休むのか」を明確にして上司に伝えるようにしてください。

理由もなく休めるほど、会社は甘いものではありませんよ!

上司に昨日までの仕事の進捗を伝える

事情があっても仕方なく会社を休むにしても、「現在の仕事の進捗」を上司に伝えるようにしましょう。

あなたが会社を休むことで、「会社の仕事に支障が起こる」可能性はゼロではありません。

カズキくん
僕の仕事は他の人の迷惑にはならないよ!

確かに仕事の内容によっては、「周りに影響のでない仕事」の場合もあります。

「報告・連絡・相談」は社会人にとって当たり前のマナーです。

「仕事の進捗を伝える」ことで、会社の仲間たちは「あなたがいないこと」を考慮して仕事をおこなってくれます。

会社の仕事を円滑にするためには、「仕事の進捗を伝えること」はとても大事だと僕的には思います。

メールを送るときは開封確認の設定をする

会社を休むことを伝えるメールには、「開封確認」の設定をするようにしてください。

「開封確認」とは、送ったーメールを相手が開いたら、確認のメッセージが届く機能のことです。

たいていのメールソフトには、開封確認できる機能がありますので、活用するようにしてください。

メールを送ったのに開封確認の通知が届かないのなら、相手はメールを見ていない可能性がめっちゃ高いです。

無断欠勤扱いにされます。そのときは他の連絡手段で、「あなたが会社を休むこと」を伝えるようにしてください。

会社を休むときのメール例文を分かりやすく解説

メールの文章は難しく考える必要はありません。

文章の目的とは「伝える」ことです。

  • 賢く思われたい
  • 文章力があると思われたい

伝えるための文章において、難しい表現などは必要ありません。

「会社を休む必要がある理由」をシンプルな文章で明確に伝えるだけでOKなのです。

例えば、体調不良で休みの旨を伝えるのなら、

サンプル文章

○○部長。

おはようございます。

○○課の○○です。

申し訳ないのですが、今朝から熱がありまして、病院に行きたいので、会社のお休みをいただけませんか。

本来なら電話で連絡するべきかと思うのですが、喉も痛く声もうまく出せない状況のため、メールで連絡いたしました。

今日の仕事内容で、急ぎの仕事は抱えていません。

連絡は受けられるようにしております。緊急の連絡がありましたら、電話かメールをいただければと思います。

病院が終わったら、症状について連絡いたします。

ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いします。

メールでの連絡はこのようなイメージだと思ってください。

  • メールで送った理由
  • 休む理由
  • 急ぎの仕事を抱えているのかの有無

情報をきちんと明確化したうえで、休むことを伝えるメールを送るようにしてくださいね。

会社を休んでから出勤した日は上司や同僚にお礼を伝える

とつぜん会社を休んでから出勤した場合は、上司や同僚に必ず「お礼or謝罪」を伝えるようにしてください。

カズキくん
僕は誰にも迷惑かけていないよ!

と思われるかもしれませんが、あなたの知らないところで、「会社がフォロー」してくれた可能性があります。

  • とつぜん会社を休んだことの謝罪
  • 仕事を代わりに行ってくれたことへの感謝

最低でもどちらかを、上司は同僚に伝えるようにしてください。

あなたが迷惑をかけた相手が「部下」だった場合も、部下に対して「お礼or謝罪」を行うようにしましょう。

会社には上下関係がありますが、「気持ちを伝える」ことに上下関係はないと僕的には思っています。

部下に対してもきちんと、気持ちを伝えるようにしましょう。

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会社を休むときのメール対応について-まとめ

会社に休みを伝えるときは、メールより「電話」が良いことは忘れないで欲しいと思います。

メールは電話ができない状況のときにだけ、活用するようにしてください。

「メールは見てもらう」ことが前提となっている連絡手段です。

あなたが「会社を休む」ことで会社が支障を起こす可能性は、決してゼロではありません。

きちんと伝えることができず、「無断欠勤」になっても困るでしょう。

必ず「上司に伝える」ことを意識して、状況に適した連絡をするようにしてください。

  • この記事を書いた人
松本カズキ

松本カズキ

北海道在住のブログアフィリエイター主に『文章』をメインにしたお仕事を行っています。 【仕事内容】 ・ブログアフィリエイト ・WEBライター ・コンサル事業 ・動画制作 ・シナリオライター

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