こんにちは、松本カズキです。
そんな疑問に答える記事を書きました。
結論からいえば、「会社を休むときは電話連絡」のほうがいいです。
僕が以前勤めていた会社は、「メールでの休暇申請は完全NG」でした。
会社によって考え方は様々かと思われますが、基本的には「電話連絡」をしたほうが無難でしょう。
とはいえ、あなたには「メール連絡しかできない理由」があるのかもしれません。
この記事では、「会社を休むときのメール対応」をメインに解説していきます。
会社を休むときメール連絡はNG！電話連絡がオススメ
会社を休むときは、
- 会社が電話での休暇申請を受け付けていない
- 声を出せないほどの体調不良
よっぽどの事情がない限り、電話連絡で休暇申請をするようにしてください。
メール連絡ですと、「見てもらえない」という可能性があります。
- 普段からあまりメールチェックをしない上司だったら？
- 大量のメールに埋もれてあなたのメールを見落としていたら？
「もしもの可能性」を常に考えるようにしてください。
メールは開いてもらえなければ意味がありません。
メールを読んでもらえていないのなら、上司の理解を得られないわけです。
休暇申請のメールをしていたとしても、「会社を休む連絡をしていない」ことに繋がります。
「無断欠勤している」と思われるわけです。
メールは本文を見てもらえなければ意味がありません。
休む連絡をするのなら、「明確に伝えることができる電話連絡」を僕的にはオススメします。
会社を休むときメールを送るなら上司を納得させる説明が大事
休暇申請のメールを送っても、「上司の納得」を得ることができなければ、会社を休むことができません。
上司の了解を得られていないのに、会社を休んでしまえば、「無断欠勤」の扱いをされる可能性があるわけです。
それでは、「メール対応のみで会社を休む方法」について解説していきます。
会社を休むときのメールは必ず上司に伝える
メールの連絡は、「上司」に連絡するようにしてください。
- 社長
- 同僚
- 部下
などへのメール連絡はやめましょう。
と後々トラブルに発展する可能性があります。
後に怒られないためにも。会社を休むときのメールは、必ず上司に連絡するようにしてください。
上司に休む理由を丁寧に伝える
「休む旨を伝えるメールを送ればいい」と簡単に考えているのなら、会社員としてはまだまだです笑
このようなメールを送ったら、上司の逆鱗に触れてしまうかもです笑
学生の気分が抜け落ちていないとバカにされることでしょう。
文章は読み手に、「理解」されなければいけません。
今回の例で考えるなら、「なぜ会社を休むのか」を明確にして上司に伝えるようにしてください。
理由もなく休めるほど、会社は甘いものではありませんよ！
上司に昨日までの仕事の進捗を伝える
事情があっても仕方なく会社を休むにしても、「現在の仕事の進捗」を上司に伝えるようにしましょう。
あなたが会社を休むことで、「会社の仕事に支障が起こる」可能性はゼロではありません。
確かに仕事の内容によっては、「周りに影響のでない仕事」の場合もあります。
「報告・連絡・相談」は社会人にとって当たり前のマナーです。
「仕事の進捗を伝える」ことで、会社の仲間たちは「あなたがいないこと」を考慮して仕事をおこなってくれます。
会社の仕事を円滑にするためには、「仕事の進捗を伝えること」はとても大事だと僕的には思います。
メールを送るときは開封確認の設定をする
会社を休むことを伝えるメールには、「開封確認」の設定をするようにしてください。
「開封確認」とは、送ったーメールを相手が開いたら、確認のメッセージが届く機能のことです。
たいていのメールソフトには、開封確認できる機能がありますので、活用するようにしてください。
メールを送ったのに開封確認の通知が届かないのなら、相手はメールを見ていない可能性がめっちゃ高いです。
無断欠勤扱いにされます。そのときは他の連絡手段で、「あなたが会社を休むこと」を伝えるようにしてください。
会社を休むときのメール例文を分かりやすく解説
メールの文章は難しく考える必要はありません。
文章の目的とは「伝える」ことです。
- 賢く思われたい
- 文章力があると思われたい
伝えるための文章において、難しい表現などは必要ありません。
「会社を休む必要がある理由」をシンプルな文章で明確に伝えるだけでOKなのです。
例えば、体調不良で休みの旨を伝えるのなら、
サンプル文章
○○部長。
おはようございます。
○○課の○○です。
申し訳ないのですが、今朝から熱がありまして、病院に行きたいので、会社のお休みをいただけませんか。
本来なら電話で連絡するべきかと思うのですが、喉も痛く声もうまく出せない状況のため、メールで連絡いたしました。
今日の仕事内容で、急ぎの仕事は抱えていません。
連絡は受けられるようにしております。緊急の連絡がありましたら、電話かメールをいただければと思います。
病院が終わったら、症状について連絡いたします。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いします。
メールでの連絡はこのようなイメージだと思ってください。
- メールで送った理由
- 休む理由
- 急ぎの仕事を抱えているのかの有無
情報をきちんと明確化したうえで、休むことを伝えるメールを送るようにしてくださいね。
会社を休んでから出勤した日は上司や同僚にお礼を伝える
とつぜん会社を休んでから出勤した場合は、上司や同僚に必ず「お礼or謝罪」を伝えるようにしてください。
と思われるかもしれませんが、あなたの知らないところで、「会社がフォロー」してくれた可能性があります。
- とつぜん会社を休んだことの謝罪
- 仕事を代わりに行ってくれたことへの感謝
最低でもどちらかを、上司は同僚に伝えるようにしてください。
あなたが迷惑をかけた相手が「部下」だった場合も、部下に対して「お礼or謝罪」を行うようにしましょう。
会社には上下関係がありますが、「気持ちを伝える」ことに上下関係はないと僕的には思っています。
部下に対してもきちんと、気持ちを伝えるようにしましょう。
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会社を休むときのメール対応について-まとめ
会社に休みを伝えるときは、メールより「電話」が良いことは忘れないで欲しいと思います。
メールは電話ができない状況のときにだけ、活用するようにしてください。
「メールは見てもらう」ことが前提となっている連絡手段です。
あなたが「会社を休む」ことで会社が支障を起こす可能性は、決してゼロではありません。
きちんと伝えることができず、「無断欠勤」になっても困るでしょう。
必ず「上司に伝える」ことを意識して、状況に適した連絡をするようにしてください。
